Ihre Aufgaben
Als Executive Assistant sind Sie der organisatorische und strategische Schutzschild unseres Inhabers. Sie agieren als zentrale, vertrauensvolle Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partnern.
- Strategisches Zeit- & Kalendermanagement: Proaktive Planung des Geschäftsführer-Kalenders, inhaltliche Vorbereitung aller Termine und Sicherstellung der maximal effektiven Zeitnutzung.
- Aufbau einer Wissensdatenbank: Verantwortung für den Aufbau und die Pflege einer zentralen, digitalen Datenbank („Single Source of Truth“) für alle wichtigen Unternehmensdokumente.
- Eigenständiges Projektmanagement: Vollverantwortliche Planung, Umsetzung und der erfolgreiche Abschluss von internen Projekten (z.B. Firmenevents, Einführung neuer Office-Tools).
- Effizienz- & Prozessoptimierung: Management des E-Mail-Eingangs des Geschäftsführers, Filtern und Priorisieren von Anfragen sowie die Entwicklung von Lösungen zur Digitalisierung administrativer Abläufe.
- Kaufmännische Unterstützung: Etablierung und Überwachung eines Prüfprozesses für Verträge und größere Bestellungen zur Kostenkontrolle und Risikominimierung.
Ihr Profil
Wir suchen eine absolut zuverlässige, loyale und belastbare Persönlichkeit, die komplexe Zusammenhänge schnell erfasst und als proaktiver "Finisher" Aufgaben eigenständig zu einem erfolgreichen Abschluss bringt.
- Intelligenz & Auffassungsgabe: Sie verstehen das Ziel hinter einer Aufgabe schnell und müssen nicht mehrfach eingearbeitet werden.
- Hohe Technik-Affinität: Sie sind versiert im Umgang mit moderner Office-Software und arbeiten sich gerne in neue digitale Tools ein.
- Kaufmännisches Urteilsvermögen: Sie haben ein gutes Grundverständnis für Zahlen, hinterfragen Ausgaben kritisch und handeln stets kostenbewusst.
- Professionelle Kommunikation: Sie kommunizieren klar, wertschätzend und absolut diskret auf allen Ebenen und sind ein integrer, positiver Teamplayer.
Warum wir?
Wir bieten Ihnen eine Position mit hohem Einfluss und Gestaltungsspielraum in einem dynamischen Umfeld.
- Zentrale Vertrauensposition: Sie arbeiten auf Augenhöhe direkt mit dem Inhaber zusammen und erhalten tiefe Einblicke in alle Bereiche der Unternehmenssteuerung.
- Hohes Maß an Vertrauen & Eigenverantwortung: Wir bieten Ihnen die Freiräume, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv zu gestalten – Micromanagement ist für uns ein Fremdwort.
- Direkter Einfluss: Ihre Arbeit hat einen direkten und spürbaren Einfluss auf den Erfolg des Geschäftsführers und des gesamten Unternehmens.
- Moderne Arbeitsumgebung: Wir setzen auf moderne, digitale Tools und sind offen für jede neue Technologie, die uns effizienter macht.
- Attraktives Gehalt: Wir honorieren Ihre hohe Qualifikation und Ihren Einsatz mit einem entsprechenden Gehalt.
Über uns
SCHUTZ, SICHERHEIT UND SERVICE. MIT VERTRAUENSGARANTIE.
Als kleiner Sicherheitsdienstleister in Detmold gestartet, ist die WOS GmbH heute ein erfolgreiches Unternehmen mit über hundert Mitarbeitern. Ein routiniertes Team, harte Arbeit und eine große Portion Leidenschaft haben es uns ermöglicht, kontinuierlich zu wachsen und unsere Geschäftsfelder auszubauen. Heute bieten wir neben unserem Kerngeschäft – dem Objektschutz – weitere Dienstleistungen aus dem Bereich Security Management in ganz Deutschland an.
